Rechnungen #74

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2023-05-23T18:35:06+02:00

wiese commented

2023-05-23 18:35:06 +02:00

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Rechnungen sollen für Recurrent Schulung erstellt werden und dann auch für alle anderen Kurse. Es soll im ersten Schritt eine csv Datei erzeugt werden, die im ersten Schritt manuell abgerufen wird und gleich ist mit der aktuellen Methode und im zweiten Schritt dann via Schnittstelle SAP wo man dann auch nochmal die Spalten ändern kann.
Zur Rechnungserstellung werden verschiedene Daten benötigt. Weiter unterscheiden sich interne und externe Rechnungen voneinander.

Die interne Rechnung:
Beispiel Datei als xls anbei (intern.xlsintern.xlsx.

SenderKostenstelle -> seit mindestens 6 Jahren gleich. Ist die Kostenstelle der Fahrerausbildung
Leistungsart -> Kürzel des Kurses hat im SAP ein Preis hinterlegt (interne und externe Kursnummern für die Rechnungen sind verschieden wegen unterschiedlichen Preisen). Die Kürzel der internen Rechnungen fangen mit I an.

Kürzel	Bedeutung
IGVF	Grundkurs Vorfeldführerschein !Deutsch und Englisch beide IGVF
IGRF	Grundkurs Rollfeldführerschein
IRRF	Recurrent Rollfeldführerschein
IGGA	Grundkurs Gabelstaplerschein
IJUG	Jährlich Unterweisung Gabelstapler
IRSV	Refresher Sicheres Verhalten in den Flughafenbereichen
IRFZ	Wiedererlangung Fahrzeugberechtigung
IRVF	Recurrent Training "F"

Menge -> wieviele haben am gleichen Tag den Kurs gemacht und werden auf der Rechnung zusammengefasst. (Gleicher Kurs oder Bestanden-Datum gleich beim Recurrent). SAP rechnet dann Menge mal Preis das beim Kürzel in SAP hinterlegt ist. Beim Recurrent kann man auch Anstelle des Bestanden Datums, die Personen zusammenführen, die im selben Monat bestanden haben, wenn das einfacher ist. Das geht aber nur bei den internen.
Empfänger Kostenstelle -> die Kostenstelle vom Kunden. Dies habe ich über LDAP finden können. "departmentNumber".
Empfänger Auftrag -> leer
Positionstext -> Rechnungsbeschreibung aus Bausteinen basteln. Mit der Kursbezeichnung und Datum aus dem Kurs zu füllen. Siehe Excel Datei

Die externe Rechnung:
Beispiel Datei als xls anbei (extern.xls)extern.xlsx

Laufende Nummer -> intern zum wiederfinden für den Kurs und Person. Ist aber nicht erforderlich.
Kunde -> Firmenname -> nur informativ, da SAP die Infos aus der Debitorennummer zieht.
Debitor -> Ist eine feste Nummer pro Firma, die sich sehr selten ändert. Nummer müsste einmal per DB Import hinzugefügt werden und muss manuell editierbar und einzugeben sein.
Datum Kurs -> bei E-Learning Vorfeld Bestanden, bei anderen Kursen der erste Tag der Schulung.
Lehrgang -> Bezeichnung des Kurses - optional, da Kursinfo auch in SAP hinterlegt und nicht auf der Rechnung gedruckt wird
Materialnummer -> Nummer des Kurses hat im SAP ein Preis hinterlegt (interne und externe Kursnummern für die Rechnungen sind verschieden wegen unterschiedlichen Preisen). Die Materialnummer sind nur Zahlen

Materialnummer	Bedeutung
26551	Grundkurs Vorfeldführerschein Deutsch !Deutsch und Englisch verschiedene Nummern
26552	Grundkurs Vorfeldführerschein Englisch !Deutsch und Englisch verschiedene Nummern
26547	Grundkurs Rollfeldführerschein
26546	Recurrent Rollfeldführerschein
26535	Gabelstapler
26533	Jährliche Unterweisung Gabelstapler
27956	Refresher Sicheres Verhalten in den Flughafenbereichen
30774	Wiedererlangung Fahrzeugberechtigung
32769	Recurrent Training F

Anzahl Personen-> wieviele haben am gleichen Tag den gleichen Kurs gemacht und werden auf der Rechnung zusammengefasst. (Gleicher Kurs oder Bestanden-Datum gleich beim Recurrent). SAP rechnet dann Menge mal Preis das beim Kürzel in SAP hinterlegt ist. Achtung Wenn Storno oder Umbuchung werden die anders abgerechnet und der Preis wird durch die Anzahl modifiziert. 20% Kosten werden dann mit Anzahl 0,2 und 80% mit 0,8 angegeben.
Positionstext -> Rechnungsbeschreibung aus Bausteinen basteln. Mit der Kursbezeichnung, Namen und Datum aus dem Kurs zu füllen. Siehe Excel Datei. Text muss nicht genau gleich sein aber inhaltlich dieses enthalten.
Betrag -> Informativ. Wird in SAP berechnet durch Materialnummer und im SAP hinterlegten Preis und der Anzahl
In der Excel Liste sind dann unten noch zwei Zeilen (in orange) mit der Info bzgl. Storno und Gutschrift. Wenn Teilnehmer <= 7 Tage vor Kursbeginn stornieren, dann werden 100% Gebühr fällig. Im Grunde muss man dann nur den anderen Text benutzen. Wenn Teilnehmer <= 7 Tage vor Kursbeginn umbucht werden 100% fällig aber für den umgebuchten neuen Kurs (sofern der neue Kurs innerhalb von 4 Wochen gebucht wird) nur noch 20%. Also insgesamt 120%. Hier also beide Textbausteine benutzen: Stornierung und Verrechnung.

Rechnungen werden aktuell monatlich erzeugt. Beim Recurrent F sind wir halt etwas später. Hab aber nachgefragt, das geht noch 3 Jahre rückwirkend...Bei dem Aufwand den die Admin mit der Rechnungsstellung haben, kann man hier sehr viel Aufwand reduzieren, wenn das Rechnungswesen über FraDrive läuft. Die automatische Rechnungsgenerierung muss nicht alle Leistungen berücksichtigen. Es soll irgendwann scharf geschaltet werden und dann alle neuen Kurse berücksichtigen bzw. ab einen Stichtag.

Obere Tabellen in Excel inkl. PreisePreisliste_Fahrerausbildung_für_externe_und_interne_Kunden.xlsx

Neues Feld in DB für Debitor das auch editierbar ist. Idealerweise im Zusammenhang mit der Firma.
ggf. neues Feld für Kursbetrag das editierbar ist.
Bestimmte Kunden von den Rechnungen ausnehmen. (Behörden)
E-Learning Vorfeld Bestanden prüfen und Rechnungs-csv für diese erstellen (Achtung aktuelle Firma berücksichtigen)
Für alle Kurse Rechnungs-csv erzeugen (Einstellen, ab wann Rechnungen von Kursen berücksichtigt werden - da aktuell manuell gemacht werden)
ggf. Anzeige der schon erzeugten Rechnungsinformationen anzeigen. Entweder eigene Maske oder auf die Person vielleicht in Benutzer klicken und dann dort auf Rechnungen klicken und die Einträge anzeigen. Wird relevant, wenn es nachfragen zur Rechnung gibt vom Kunden.
Import Debitor Nummern zu Firmen (Liste organisiert Hanno)
Schnittstelle SAP - Detail noch zu klären

Rechnungen sollen für Recurrent Schulung erstellt werden und dann auch für alle anderen Kurse. Es soll im ersten Schritt eine csv Datei erzeugt werden, die im ersten Schritt manuell abgerufen wird und gleich ist mit der aktuellen Methode und im zweiten Schritt dann via Schnittstelle SAP wo man dann auch nochmal die Spalten ändern kann. Zur Rechnungserstellung werden verschiedene Daten benötigt. Weiter unterscheiden sich interne und externe Rechnungen voneinander. Die interne Rechnung: Beispiel Datei als xls anbei (intern.xls[intern.xlsx](/uploads/7a8b92ff913e9e3264504658a02c9931/intern.xlsx). - SenderKostenstelle -> seit mindestens 6 Jahren gleich. Ist die Kostenstelle der Fahrerausbildung - Leistungsart -> Kürzel des Kurses hat im SAP ein Preis hinterlegt (interne und externe Kursnummern für die Rechnungen sind verschieden wegen unterschiedlichen Preisen). Die Kürzel der internen Rechnungen fangen mit I an. | Kürzel | Bedeutung | | ------ | ------ | | IGVF | Grundkurs Vorfeldführerschein !Deutsch und Englisch beide IGVF | | IGRF | Grundkurs Rollfeldführerschein | | IRRF | Recurrent Rollfeldführerschein | | IGGA | Grundkurs Gabelstaplerschein | | IJUG | Jährlich Unterweisung Gabelstapler | | IRSV | Refresher Sicheres Verhalten in den Flughafenbereichen | | IRFZ | Wiedererlangung Fahrzeugberechtigung | | IRVF | Recurrent Training "F" | - Menge -> wieviele haben am gleichen Tag den Kurs gemacht und werden auf der Rechnung zusammengefasst. (Gleicher Kurs oder Bestanden-Datum gleich beim Recurrent). SAP rechnet dann Menge mal Preis das beim Kürzel in SAP hinterlegt ist. Beim Recurrent kann man auch Anstelle des Bestanden Datums, die Personen zusammenführen, die im selben Monat bestanden haben, wenn das einfacher ist. Das geht aber nur bei den internen. - Empfänger Kostenstelle -> die Kostenstelle vom Kunden. Dies habe ich über LDAP finden können. "departmentNumber". - Empfänger Auftrag -> leer - Positionstext -> Rechnungsbeschreibung aus Bausteinen basteln. Mit der Kursbezeichnung und Datum aus dem Kurs zu füllen. Siehe Excel Datei Die externe Rechnung: Beispiel Datei als xls anbei (extern.xls)[extern.xlsx](/uploads/1fdcc4cea4e2b894626966a611aadef8/extern.xlsx) - Laufende Nummer -> intern zum wiederfinden für den Kurs und Person. Ist aber nicht erforderlich. - Kunde -> Firmenname -> nur informativ, da SAP die Infos aus der Debitorennummer zieht. - Debitor -> Ist eine feste Nummer pro Firma, die sich sehr selten ändert. Nummer müsste einmal per DB Import hinzugefügt werden und muss manuell editierbar und einzugeben sein. - Datum Kurs -> bei E-Learning Vorfeld Bestanden, bei anderen Kursen der erste Tag der Schulung. - Lehrgang -> Bezeichnung des Kurses - optional, da Kursinfo auch in SAP hinterlegt und nicht auf der Rechnung gedruckt wird - Materialnummer -> Nummer des Kurses hat im SAP ein Preis hinterlegt (interne und externe Kursnummern für die Rechnungen sind verschieden wegen unterschiedlichen Preisen). Die Materialnummer sind nur Zahlen | Materialnummer | Bedeutung | | ------ | ------ | | 26551 | Grundkurs Vorfeldführerschein Deutsch !Deutsch und Englisch verschiedene Nummern | | 26552 | Grundkurs Vorfeldführerschein Englisch !Deutsch und Englisch verschiedene Nummern | | 26547 | Grundkurs Rollfeldführerschein | | 26546| Recurrent Rollfeldführerschein | | 26535| Gabelstapler | | 26533| Jährliche Unterweisung Gabelstapler | | 27956| Refresher Sicheres Verhalten in den Flughafenbereichen | | 30774| Wiedererlangung Fahrzeugberechtigung | | 32769| Recurrent Training F | - Anzahl Personen-> wieviele haben am gleichen Tag den gleichen Kurs gemacht und werden auf der Rechnung zusammengefasst. (Gleicher Kurs oder Bestanden-Datum gleich beim Recurrent). SAP rechnet dann Menge mal Preis das beim Kürzel in SAP hinterlegt ist. Achtung Wenn Storno oder Umbuchung werden die anders abgerechnet und der Preis wird durch die Anzahl modifiziert. 20% Kosten werden dann mit Anzahl 0,2 und 80% mit 0,8 angegeben. - Positionstext -> Rechnungsbeschreibung aus Bausteinen basteln. Mit der Kursbezeichnung, Namen und Datum aus dem Kurs zu füllen. Siehe Excel Datei. Text muss nicht genau gleich sein aber inhaltlich dieses enthalten. - Betrag -> Informativ. Wird in SAP berechnet durch Materialnummer und im SAP hinterlegten Preis und der Anzahl - In der Excel Liste sind dann unten noch zwei Zeilen (in orange) mit der Info bzgl. Storno und Gutschrift. Wenn Teilnehmer <= 7 Tage vor Kursbeginn stornieren, dann werden 100% Gebühr fällig. Im Grunde muss man dann nur den anderen Text benutzen. Wenn Teilnehmer <= 7 Tage vor Kursbeginn umbucht werden 100% fällig aber für den umgebuchten neuen Kurs (sofern der neue Kurs innerhalb von 4 Wochen gebucht wird) nur noch 20%. Also insgesamt 120%. Hier also beide Textbausteine benutzen: Stornierung und Verrechnung. Rechnungen werden aktuell monatlich erzeugt. Beim Recurrent F sind wir halt etwas später. Hab aber nachgefragt, das geht noch 3 Jahre rückwirkend...Bei dem Aufwand den die Admin mit der Rechnungsstellung haben, kann man hier sehr viel Aufwand reduzieren, wenn das Rechnungswesen über FraDrive läuft. Die automatische Rechnungsgenerierung muss nicht alle Leistungen berücksichtigen. Es soll irgendwann scharf geschaltet werden und dann alle neuen Kurse berücksichtigen bzw. ab einen Stichtag. Obere Tabellen in Excel inkl. Preise[Preisliste_Fahrerausbildung_für_externe_und_interne_Kunden.xlsx](/uploads/46d6f9f33e56de821e02dcf666a2dc78/Preisliste_Fahrerausbildung_für_externe_und_interne_Kunden.xlsx) - [ ] Neues Feld in DB für Debitor das auch editierbar ist. Idealerweise im Zusammenhang mit der Firma. - [ ] ggf. neues Feld für Kursbetrag das editierbar ist. - [ ] Bestimmte Kunden von den Rechnungen ausnehmen. (Behörden) E-Learning Vorfeld Bestanden prüfen und Rechnungs-csv für diese erstellen (Achtung aktuelle Firma berücksichtigen) - [ ] Für alle Kurse Rechnungs-csv erzeugen (Einstellen, ab wann Rechnungen von Kursen berücksichtigt werden - da aktuell manuell gemacht werden) - [ ] ggf. Anzeige der schon erzeugten Rechnungsinformationen anzeigen. Entweder eigene Maske oder auf die Person vielleicht in Benutzer klicken und dann dort auf Rechnungen klicken und die Einträge anzeigen. Wird relevant, wenn es nachfragen zur Rechnung gibt vom Kunden. - [ ] Import Debitor Nummern zu Firmen (Liste organisiert Hanno) - [ ] Schnittstelle SAP - Detail noch zu klären

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2023-05-23 18:36:55 +02:00

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